Recrutement – Responsable du pôle administratif

Filière : Administrative
Cadre d’emploi : Rédacteur Territoriaux
Grade : Rédacteur
Catégorie : B

Descriptif du poste

Sous l’autorité du Directeur général adjoint du Département « Cadre de vie et aménagement du territoire », vous apporterez une aide permanente à la Direction en termes d’organisation du pôle administratif constitué de 3 agents, de suivi des dossiers du Département, de gestion, de communication, d’information, d’accueil.

Missions principales

Encadrement de l’équipe en charge du support administratif du Département

• Encadrer 3 agents (gestion des plannings, des congés, fixation des objectifs, réalisation des entretiens professionnels,…).

Suivi du budget

• Participer à l’élaboration du budget des directions et services du Département ;
• Suivre l’exécution budgétaire.

Recherche et suivi des subventions

• Accompagner les services et directions dans la recherche de financements extérieurs ;
• Suivre les dispositifs contractuels d’obtention des subventions.

Réalisation et mise en forme de travaux bureautique

• Prises de notes et rédaction de compte rendus ;
• Rédaction et mise en forme des courriers ;
• Réalisation et suivi des tableaux de bord de la direction.

Suivi des projets et activités de la direction

• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat ;
• Classement et archivage des dossiers.

Organisation de la vie professionnelle du Directeur général adjoint

• Gestion de son agenda et prises de rendez-vous ;
• Organiser et planifier des réunions (rédiger les ordres du jour, adresser les convocations,…) ;
• Suivi des dossiers en cours pour rappel des informations importantes ;
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels.

Profil du candidat

Connaissances

• Fonctionnement des collectivités territoriales ;
• Budget et finances des collectivités.

Savoir-faire techniques

• Maîtrise des logiciels métiers et bureautiques ;
• Sens de l’organisation, autonomie et initiative ;
• Adaptabilité à l’évolution des procédures ;
• Force de proposition.

Savoir-faire relationnels

• Rigueur ;
• Discrétion, confidentialité ;
• Sens du service public, qualités d’écoute, réactivité, disponibilité ;
• Travail en transversalité avec les services de la direction et les autres secteurs.

Conditions d’exercice

• Travail en bureau ;
• Temps complet 35 heures (100 %) ou partiel (80%) ;
• Télétravail possible sous réserve des nécessités de service ;
• Prise de congés en concertation avec l’encadrant et selon les nécessités de service ;
• Rémunération statutaire ;
• Prime annuelle ;
• C.N.A.S.

Envoyer CV et lettre de motivation par courrier ou par mail à : Monsieur le Maire/Madame Catherine PEYROT – DRH (drh@ville-limay.fr) 5, avenue du Président Wilson 78520 LIMAY